Arhivarea este, cu siguranță, una dintre cele mai importante îndatoriri ale oricărui antreprenor. Prin arhivare, se respectă normele legale atât din punct de vedere al susținerii și justificării activității, cât și al dosarelor de personal. Fiecare document are un termen de păstrare anume, specificat în legislația actuală. De aceea, accentul pe arhivare este tot mai proeminent în ultima perioadă.
Arhivarea corespunzătoare, în conformitate cu specificațiile legale, este cheia pentru eficiență într-o companie. Atunci când arhiva este făcută așa cum trebuie, se economisește timp în activitățile administrative ce au legătură cu îndeplinirea obligațiilor fiscale sau de personal. De asemenea în arhivare, documentele sunt gestionate eficient și se reduce considerabil riscul unor amenzi în cazul controalelor efectuate de către autoritățile de stat.
Arhivarea documentelor face obiectul Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, intrat în vigoare de la 1 ianuarie 2016. Acesta dă dreptul antreprenorilor să-și aleagă dintre cele doua variante de arhivare posibile, ambele venind cu o serie de avantaje și dezavantaje, dar și cu obligații specifice.
În primul rând, este vorba despre arhivarea clasică, pe suport fizic. Aceasta vine cu o serie de avantaje, dintre care:
- Nu necesita pregătire tehnologica suplimentară, doar studierea îndeaproape a legilor și a obligațiilor;
- Documentele sunt ușor de accesat atunci când sunt puse în ordinea corectă.
Dintre dezavantaje, regăsim următoarele:
- Necesitatea unui spațiu dedicat, ce poate crește cheltuielile cu chiria;
- Documentele astfel depozitate pot aduna praf, fiind un posibil pericol pentru sănătate;
- În cazul unui volum mare de lucru, este necesară prezența unei persoane care să se ocupe exclusiv de această parte.
Obligațiile care revin arhivării clasice fac referire la următoarele reguli importante:
- Documentele trebuie grupate în dosare, iar acestea trebuie numerotate și șnuruite conform regulilor;
- Gruparea acestora se face în ordine cronologică, pe registre dedicate fiecărui exercițiu financiar în parte;
- Arhivarea se încheie prin consemnarea documentelor într-un registru de evidenta;
- Arhivarea se face într-un spațiu special amenajat, care să ofere protecția necesara împotriva degradării, sustragerii sau distrugerii.
În ceea ce privește arhivarea electronică, aceasta este cea mai nouă metodă de arhivare acceptată de organul legislativ. Dintre avantajele acesteia, recunoaștem:
- Costuri mai reduse cu chiria spațiului administrativ, datorită posibilității de a păstra documentele în format digital;
- Timp redus pentru căutarea documentelor;
- Alinierea la tendințele internaționale.
Și acest tip de arhivare vine cu o serie de dezavantaje, dintre care:
- Necesitatea cunoștințelor de operare ale computerului și a aparaturii necesare;
- Necesitatea instalării unor sisteme de securitate virtuala, pentru ca documentele să fie în deplină siguranță.
Obligațiile care revin acestui tip de arhivare fac referire la disponibilitatea documentelor. Acestea trebuie să poată fi puse la dispoziția solicitantului în cel mai scurt timp.
O altă metoda de arhivare pusa la dispoziția antreprenorilor este cea în colaborare cu o companie dedicată. Arhivatorul SRL – Depozit de siguranță este compania perfecționată în arhivare, care oferă clienților o serie de pachete gândite astfel încât sa respecte întocmai necesitățile acestora, dar și specificațiilor legale. Apelarea la aceasta companie iar povara arhivării de pe umerii antreprenorilor, oferind un plus de siguranță a documentelor, cât și servicii complete, profesioniste.
Servicii Cluj
Catalogul producătorilor clujeni.
